La empresa de mantenimiento tiene que entrar mañana. Todo está preparado, pero falta un documento, un certificado ha caducado o nadie ha enviado todavía la información solicitada.
Es una situación frecuente cuando varias empresas trabajan en un mismo centro. Y también una de las que más fácilmente puede convertir la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) en una carrera de llamadas, correos y documentos de última hora.
Primero: saber exactamente qué falta
No toda incidencia documental es igual. Puede tratarse de un documento que nunca se entregó, uno pendiente de revisión o uno que ha caducado y necesita renovarse.
Lo primero es identificar qué falta, comprobar si resulta necesario para la actividad que va a desarrollarse y determinar si afecta al acceso o al inicio de los trabajos.
¿Puede empezar a trabajar igualmente?
Las prisas no deberían convertirse en una excepción a las obligaciones preventivas. Si falta documentación necesaria, permitir el acceso sin comprobar previamente el cumplimiento de los requisitos puede generar riesgos y responsabilidades.
Por eso es importante establecer criterios claros y comunicarlos a las empresas antes de que llegue el momento de acceder a las instalaciones.
Avisar y dejar constancia
La empresa debe saber qué documentación tiene pendiente, qué necesita corregir y cuándo debe hacerlo. Si la incidencia puede impedir el inicio del trabajo, también debe conocerlo con antelación.
El problema aparece cuando este seguimiento depende exclusivamente de correos, llamadas, carpetas o hojas de cálculo. Cuantas más empresas intervienen, más difícil resulta controlar cada documento y cada vencimiento.
La clave está en anticiparse
La mejor forma de solucionar una entrega tardía es detectarla antes de que se convierta en una urgencia.
Con Coordino 4.0 es posible centralizar la documentación de las empresas concurrentes, conocer su situación y realizar un seguimiento de sus obligaciones. La herramienta facilita además los recordatorios a las empresas, reduciendo el trabajo manual y ayudando a detectar con antelación aquello que todavía está pendiente.
Porque una buena coordinación no consiste en perseguir documentos cuando el proveedor ya está en la puerta. Consiste en tener la información controlada antes de que llegue ese momento.