La prevención de riesgos laborales no es solo un asunto de las empresas contratadas: también afecta a las comunidades de propietarios y a los administradores que gestionan sus servicios. Cada vez que una empresa accede al inmueble —limpieza, mantenimiento, jardinería, ascensores, calderas, obras…— existe una responsabilidad preventiva compartida que exige organización, control y trazabilidad documental.
Para simplificar este proceso, hemos preparado la Checklist definitiva para administradores de fincas, una herramienta práctica que permite asegurar que la comunidad cumple con la legislación vigente sin perder tiempo ni recursos. Y, por supuesto, sin riesgos.
1. Identificación de empresas y trabajadores que acceden al inmueble
Antes de empezar cualquier trabajo, es imprescindible saber quién entra, cuándo y para qué.
Comprueba:
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Nombre de la empresa o autónomo.
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Actividad concreta a realizar.
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Fechas previstas de inicio y fin del servicio.
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Personal asignado y sus datos básicos.
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Subcontratistas implicados (si los hubiera).
Cómo ayuda Coordino:
La plataforma registra automáticamente todas las empresas y envía avisos cuando hay nuevas incorporaciones o faltan datos esenciales.
2. Documentación obligatoria de las empresas
Todo proveedor debe aportar documentación laboral y preventiva vigente. Esta es la base de la Coordinación de Actividades Empresariales.
Solicita y revisa:
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Alta en el sistema (autónomos) o escrituras/razón social.
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Seguro de responsabilidad civil actualizado.
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Evaluación de riesgos específica del trabajo a realizar.
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Planificación preventiva.
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Certificados de formación en PRL de los trabajadores.
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Aptos médicos.
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Documentación de maquinaria o equipos (CE, revisiones, homologación).
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Relación de EPIs que utilizarán.
Cómo ayuda Coordino:
Sube la documentación y la plataforma la ordena, identifica caducidades y bloquea automáticamente a las empresas que no están al día.
3. Control de riesgos presentes en la comunidad
Cada inmueble tiene sus propias características y riesgos, que deben comunicarse siempre a la empresa contratada.
Revisa y facilita:
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Riesgos del edificio (cubiertas, calderas, garajes, cámaras, electricidad…).
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Medidas preventivas específicas.
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Normas de acceso.
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Zonas de trabajo delimitadas.
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Señalización existente.
Cómo ayuda Coordino:
Permite cargar y mantener actualizada la información preventiva de cada centro, accesible para todas las empresas concurrentes.
4. Comunicación y coordinación entre empresas concurrentes
Cuando coinciden varias empresas a la vez, la comunidad debe asegurarse de que comparten información y que no existen incompatibilidades peligrosas.
Asegura que:
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Las empresas conocen la presencia de otras.
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Se han intercambiado evaluaciones y riesgos.
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Existe un responsable de coordinación.
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Se evita solapamiento de tareas de riesgo (ej.: trabajos verticales y paso de vecinos).
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Se gestionan planes de emergencia y evacuación.
Cómo ayuda Coordino:
Centraliza todos los avisos, notificaciones y comunicaciones entre empresas de forma trazable.
5. Control de accesos y presencia en el inmueble
Uno de los problemas más habituales es no saber quién está trabajando realmente en el edificio.
Controla:
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Registro de entrada y salida de trabajadores.
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Verificación de identidad.
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Bloqueo de acceso si falta documentación.
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Acreditaciones visibles durante los trabajos.
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Autorizaciones especiales para tareas de mayor riesgo.
Cómo ayuda Coordino:
Sistema de validación de acceso en tiempo real: entra solo quien está correctamente documentado.
6. Seguimiento de trabajos y verificación final
Una vez iniciado el servicio, debe existir supervisión mínima para asegurar que se cumple con lo pactado y con las medidas preventivas.
Verifica:
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Cumplimiento del plan de trabajo.
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Correcto uso de EPIs.
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Delimitación de zonas.
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Medidas de seguridad en cubiertas o zonas elevadas.
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Gestión adecuada de residuos o restos de obra.
Cómo ayuda Coordino:
Permite registrar incidencias, fotos, informes y dejar constancia de cualquier comunicación.
7. Archivo y trazabilidad documental
La ausencia de documentación ordenada es uno de los mayores riesgos ante inspecciones o incidentes.
Asegura que:
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Todos los documentos están digitalizados.
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La información está actualizada.
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Las caducidades están bajo control.
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Existe trazabilidad de quién entregó qué y cuándo.
Cómo ayuda Coordino:
Archivado automático, histórico por empresa o servicio y registro cronológico inalterable.
Conclusión: una checklist sencilla para evitar problemas complejos
La responsabilidad preventiva en las comunidades de propietarios es real y puede generar sanciones o responsabilidades civiles si no se gestiona adecuadamente. Contar con una checklist clara permite mantener el control, ahorrar tiempo y garantizar la seguridad tanto de empresas como de vecinos.
Coordino 4.0 automatiza esta checklist, ordena la documentación y te ofrece el estado preventivo de todas las empresas en un solo vistazo.
Si deseas, puedo convertir esta entrada en una versión descargable tipo guía PDF, preparar imágenes para redes o desarrollar otro tema pendiente del listado. ¿Qué hacemos ahora?